Az e-mailről azt gondolhatja, hogy mindent tud. Végül is a legtöbben átlagosan 121 e-mailt küldünk és kapunk naponta , a tech piackutató cég szerint A Radicati Csoport . De annak ellenére, hogy valószínűleg minden nap jelentős részét fárasztja a beérkező levelek között, valószínűleg mégis megtanulhat egy-két dolgot. Valójában rengeteg e-mail illemszabály van, amely rendszeresen elkerüli Önt és rengeteg más személyt a névjegyzékében. Biztos akar lenni abban, hogy elektronikusan udvarias? Íme az e-mailezés 17 aranyszabálya, amelyet valószínűleg nem tudtál, de tudnod kell.
1 Válaszoljon abban a percben, amikor e-mailt kap, még akkor is, ha több időre van szüksége.
Shutterstock
Senki sem értékeli, hogy hetekkel azután, hogy elküldte, választ kapott egy e-mailre. Valójában egy tanácsadó cég által végzett 2018-as felmérés Toister Performance Solutions kiderült, hogy az emberek 41 százaléka egy órán belül várt e-mail választ munkatársaitól. (Most kezdje el a bocsánatkérési jegyzetek elkészítését a számviteli osztályának!)
Természetesen néhány e-mail válasz arra szólítja fel Önt, hogy rágja át gondolatait, és készítsen kimért üzenetet. Ezekben az esetekben a megoldás egyszerű: Válaszoljon perceken belül, hogy tudassa a feladóval, hogy megkapta az üzenetét, de valamivel több időre van szüksége a dolgok rendezéséhez. Így tudják, hogy figyelembe vették az e-mailjüket, és nem hagyják figyelmen kívül őket.
2 Óvatosan használja a „Válasz mindenkinek” lehetőséget.
Shutterstock
Döntő különbség van a „Válasz” és a „Válasz mindenkinek” lehetőségek között. Mégis, sok e-mail felhasználó sajnos ezt nem veszi észre. Ha te is közéjük tartozol, tudd meg, hogy az utóbbi kiválasztásakor minden címzett, akinek az eredeti üzenetben szerepelt, megkapja a választ - és gyakran nem kell elárasztania mindenki postaládáját.
Ezek a felesleges tömeges üzenetek olyan csapások, ezeket egy köznyelvi kifejezés jellemzi: Válasz Allpocalypse . ” Tehát, amikor legközelebb tömeges e-mailre válaszol, fontolja meg, hogy kinek kell elolvasnia a válaszát: az egész társaság vagy csak az eredeti feladó?
3 Ha választ szeretne kapni valakitől, ne tegye CC-nek.
Shutterstock / Jacob Lund
Ha valakit elküld egy e-mailben - ami azt jelenti, hogy „másolja” őket -, az általában azt jelzi, hogy szeretné tartani őt a beszélgetésben, de nem feltétlenül keres választ tőle. És mint képzési szakember Dannielle Walz figyelmeztet, a CC opcióval való visszaélés kommunikációs problémákhoz vezethet.
'Ha sok e-mailbe gyűjti kollégáit, előfordulhat, hogy már nem látják fontosnak az Ön e-mailjeit, és közvetlenül egy' referencia mappába 'vagy' későbbi olvasás mappába 'helyezhetik őket' - írta LinkedIn post. 'Ez ahhoz vezethet, hogy a jövőben fontos információk hiányoznak.'
Tehát, ha valakitől választ vár, tegye az e-mail címét a 'Címzett' mezőbe, és takarékosan használja a 'CC' funkciót.
4 Értse meg, hogy mikor és mikor ne használja a BCC-t.
Shutterstock
A BCC mező még bonyolultabb, folyamatosan kikerüli a legtapasztaltabb e-mail felhasználókat is. De bontsuk le: a BCC a 'vak szén-dioxid-másolatot' jelenti, tehát bár hasonló a CC-inghez, a BCC-ing nem jeleníti meg az illető e-mailt a többi címzett számára, vagyis a láncban senki más nem fogja látni, hogy te beletette őket.
Tehát mikor illik használni a BCC-t? Hillel Full nak,-nek Inc. magazin szerint szigorúan tömeges e-mailekre szól, vagy amikor valaki e-mailben ismerteti meg mással.
'Minden más esetben, amikor e-mailt küld valakinek, a BCC pedig másnak, akkor tisztességtelen vagy - tetszik vagy sem - jegyzi meg Fuld. - Ön e-mailt küld X személynek, és anélkül, hogy tudná, hagyja, hogy Y személy lehallgassa a beszélgetését. X személynek fogalma sincs arról, hogy valaki más olvassa ezt az e-mailt, miközben a valóságban titokban másnak is elküldte.
5 Használjon takarékosan felkiáltójeleket.
Shutterstock
Könnyű felkiáltójelet dobni ide-oda az e-mailjeibe, de ne próbáljon a-t készíteni szokás annak. Míg történelmileg az izgalom jelzésére használják őket, egy e-mailben a felkiáltójeleket könnyen összetéveszthetik hangoskodással vagy passzív agresszivitással.
álmodik, hogy a házad lángokban áll
'A felesleges felkiáltójel használata egy e-mailben könnyen megsemmisítheti a szöveg mögöttes jelentését.' Verasai Anna magyarázza tovább HR Digest . - Csak akkor használja, ha valami fontosat ki kell emelnie. Gondoljon arra, hogy olvasója hogyan értelmezheti az üzenetet, amikor elolvassa. '
6 Legyen óvatos a humorhasználatával kapcsolatban.
Shutterstock
Mindenki szereti a jó vicc hébe-hóba, de mivel a hangnem félreérthető, ha nem felel meg személyesen, a legjobb, ha a poénokat kihagyja az e-mailjeiből. 'Foglalja le a humorát telefonhívásra vagy személyesen' David Silverman , írta a Harvard Business Review . 'Így, amikor döbbent csend van a vonal túlsó végén vagy a konferenciaasztal túlsó oldalán, azt mondhatnám:' Azt hiszem, nem veszi észre, milyen viccesnek tartom magam, és ezt figyelembe véve hiszem, hogy most abbahagyom. '
De komolyan: A Journal of Personality and Social Psychology kiderült, hogy míg a küldők azt jósolták, hogy a címzettek az esetek 80 százalékában pontosan meg tudják fejteni a hangjukat, a címzettek valójában csak az esetek 56 százalékában tudták pontosan elolvasni a hangot.
7 Hagyja ki a szlenget.
Shutterstock
Az azonnali üzenetküldés növekedésével a angol nyelv szélesebb körben elterjedtek - például az „u” a „te” vagy a „akarsz” helyett a „akar” kifejezés. De ahogy a humor nem gyakran ragad meg az e-mailekről, szleng hasonló no-go. Az egyik szerint OnePoll felmérés szerint az emberek 37 százaléka úgy vélte, hogy a szleng használata a munkahelyen elfogadhatatlan, 55 százaléka szerint pedig hagyja ki a „lol” -t, amikor a főnöknek küld e-mailt.
8 Ügyeljen a tárgyra.
Shutterstock
A tárgysorok egyszerűek, de szükségesek. És mivel az e-mailek többsége olvasható mobil eszközök —55 százalék az e-mail kézbesítési vállalat szerint Visszatérési útvonal - fontos leszögezni őket. A legjobb a rövid, tömör és közvetlen tárgysor. Az e-mail célját világosan meg kell határozni, és legfeljebb öt szóra kell korlátoznia, mert a mobileszközök ezt követően levágják a szavakat.
9 Írjon aláírást.
Shutterstock
Kaptál már valakitől e-mailt, és azon tűnődtél: 'Ki ez? tól től ? Bár a feladó címe adhat néhány nyomot arról, hogy kik ők, néha ez nem elég. Az e-mail végén található aláírás azonnal tájékoztathatja a címzettet arról, hogy ki vagy, mit csinálsz, és hogyan tudnak veled tovább kapcsolatba lépni.
Az emberek az integrált marketing ügynökségnél Ocreative mondd, hogy az e-mail aláírási mező birtoklása 'olyan, mintha névjegykártyát adna át valakinek minden alkalommal, amikor e-mailt küld'. Ha még nincs, adjon hozzá egy aláírást, amely tartalmazza a teljes nevét, beosztását, telefonszámát, e-mail címét, webhelyét és üzleti logóját.
10 Ne felejtse el KISS-t tartani (legyen rövid és egyszerű).
Shutterstock
A KISS-módszert a legtöbbünknek általános iskolában tanították, de ez nem jelenti azt, hogy a későbbi életben ez kevésbé szükséges. Bumeráng , egy e-mail hatékonyságnövelő alkalmazás, kutatta a kulcsfontosságú módszereket az e-mailes válaszok további megszerzéséhez. Legnagyobb elvitelük? A legjobb, ha úgy írsz, mintha nyolcéves lennél.
Kutatásuk megállapította, hogy a harmadik osztályos olvasási szinten írt e-mailekre 36 százalékkal nagyobb valószínűséggel válaszoltak, mint a főiskolai olvasói szinten írtakra.
11 Vigyázzon a mellékletekre.
Shutterstock
A mellékletek néha az e-mail folyamat elengedhetetlen részei, de mielőtt elhagyná a csatolást, jól kell tudnia, hogyan kell használni őket. Hosszú e-mail láncokban néha észrevétlenek vagy figyelmen kívül hagyhatják őket, és a váratlan mellékletek általában kinyitatlanok is, mert a címzettek ódzkodnak az elektronikus vírusoktól.
A legjobb megoldás az, ha a mellékleteket az e-mail törzsében hívja meg. Nyelvtanilag azt mondja, hogy a mellékletek címzettjének értesítésének legjobb módja az, ha az e-mail végére egy üzenetet ír be, amely a „csatoltam [elem]” vagy „hasonló” szöveget tartalmaz. További részletekért lásd a csatolt [elemet]. . ”
12 Szabványosítsa a betűtípust.
Shutterstock
Bár a betűstílusokkal és színekkel való szórakozás szórakoztató lehet, az élénk rózsaszínű Comic Sans-nak nincs helye a szakmai világban. Mint kiderült, a betűkészlet használata rendkívül fontos, amikor a digitális kommunikációról van szó Colin Wheildon , szerzője Típus és elrendezés: Kommunikál, vagy csak szép alakokat készít? 'Lehetséges, hogy olvasóink háromnegyedét elfújjuk egyszerűen a rossz típus kiválasztásával' - mondta Amerikai írók és művészek .
Tehát milyen betűtípusokra kell ragaszkodnia az e-mailekről? MageMail Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS vagy Arial ajánlja.
13 Lektorált mindent.
Shutterstock
E-mail írásakor nagy eséllyel mégiscsak hibázni fogsz, csak ember vagy. A munkahelyi e-mailekről azonban a hibák gyakran nem tűnnek el. A Nyelvtani közvélemény-kutatás a közel 2000 válaszadó 67 százaléka mondta nem oké, hogy elgépeléseket írt az e-mailekben, miközben csak 6 százalék gondolta elfogadható hibának.
14 Írja be utoljára az e-mail címet.
Shutterstock
legőrültebb dolgok, amiket az amazonon lehet vásárolni
A legegyszerűbb módja annak, hogy ne küldjön e-mailt, mielőtt készen áll, vagy mielőtt el lett volna távolítva az esetleges elírásoktól? Várjon, amíg minden tipp-top formában van, mielőtt megadná a címzett e-mail címét. Mint tudod, készítés e-mail hibák az egyik legkönnyebb rossz benyomást kelteni.
'Nem csak a profizmus a kérdés' Karen Kessler , az Evergreen Partners elnöke elmondta Forbes . „A tét a munkavállaló, valamint a vállalat vagy szervezet hírneve. Láttuk, hogy a rossz e-mailes döntések negatív következményekkel járnak az alkalmazottra - az elbocsátásra és a szervezetre nézve is - a perekre. '
15 És ellenőrizze háromszor a címzett nevét.
Shutterstock
Az egyik nagy hiba, amelyet el kell kerülnie, az, hogy a címzett nevét rosszul írja be, ezért ellenőrizze, hogy háromszor ellenőrizze-e, mielőtt lenyomja a Küldés gombot. Sok ember lásd az aktust nak,-nek elírási hiba egy lusta és figyelmetlen név, különösen amikor az e-mail címben szerepel a helyesírás. Mit kell tennie, ha véletlenül elköveti ezt a hibát? Kathryn Shanley , a My Red Pen Editing tulajdonosa, mondja az azonnali bocsánatkérés a hitelesség megőrzésének kulcsa.
16 Szakmai üzleti tevékenységhez használjon professzionális e-mail címet.
Shutterstock
Bár a személyes e-mail cím alkalmas arra, hogy barátokkal vagy családtagokkal levelezzen, tartsa azt a szakmai üzleti köröktől. Ez különösen fontos a fogyasztó-eladó helyzet. A 2016 Hajrá apu 1000 amerikaiak körében végzett felmérésből kiderült, hogy 75 százalékuk úgy véli, hogy a szakmai e-mail birtoklása fontos tényező az online vállalkozás bizalmában, és 33 százaléka kétségbe vonná az eladó legitimitását, ha személyes e-mail címet használna.
'Soha nem felejti el az első benyomást, sem a való életben, sem az interneten' - mondta a GoDaddy termékvezetője Steven Aldrich , mondta a nyilatkozat . 'Az első közvetlen kapcsolat az ügyféllel gyakran e-mailen keresztül zajlik, ezért rendkívül fontos a professzionális megjelenés ebben az összefüggésben.'
17 Ne feledje, hogy bármi megosztható.
Shutterstock
Legyen szó akár továbbításról, BCC-bejuttatásról, vagy egyszerűen a telefon villogásáról valakinek az arcán, fontos megjegyezni, hogy bármit, amit e-mailben írt, bárki más láthatja, mint a címzett. Ezért minden e-kommunikációjának szakszerűnek és kockázatmentesnek kell lennie. Végül is az e-mailek akár bíróságon elfogadható , ezért a legjobb, ha soha nem küldesz semmit, amit később ellened fel lehetne használni. Ha további lehetőségeket kínál a munka életének javítására, nézze meg a 25 zseniális trükk az okosabb és nem nehezebb munkához .
További csodálatos titkokat fedezhet fel a legjobb életed megéléséről, kattints ide hogy kövess minket az Instagramon!
