A ... val koronavírus világjárvány világszerte bezárva az irodákat, számtalan vállalat és magánszemély gondolja át, hogy néz ki a munkanap. Ezek a változások azonban jóval túlmutatnak az izzadsággal kapcsolatos kereskedelmi irodai öltözékeken - sok ember számára ez a videokonferencia-hívások hirtelen áradását is jelenti.
De sok emberrel a Zoom és más videokonferencia platformok használatával most először kétféle dolog lehet, ha egyszerűen bejelentkezik egy értekezletre, és a legtöbbet hozza ki ezekből a videokonferenciákból. Szakértők segítségével összegyűjtöttük azokat a végleges javaslatokat, amelyek segítenek abban, hogy minden videokonferencia-hívás gond nélkül elinduljon.
Tegye: Tartsa rendben a mögötte lévő területet.
Shutterstock / fizkes
Ha nem hívná meg munkatársait az irodájába anélkül, hogy előbb megtisztítaná, ne hívja be őket otthoni irodája amikor ez kevesebb, mint rendezett.
'Azt szeretné, ha a kollégák rendezettnek és rendezettnek látnák az otthoni irodát' - mondja Kristen Southall Watts , szerzője A Solo munkanap . Továbbá takarítja a terét , Watts azt javasolja, hogy kerülje a közvetlen látóteret az ajtó felé, és rendezze át 'irodáját, hogy a bekukkantó családtagok ne lehessenek a találkozó részei.'
Ne: Helyezze a számítógépet az arca alá.
Shutterstock
A jó szemkontaktus fenntartása elengedhetetlen az értekezletekhez, függetlenül attól, hogy személyesen vagy online tartják-e őket, ezért ügyeljen arra, hogy a fényképezőgépe megfelelően legyen elhelyezve.
'Mindenkinek vannak olyan szögei, amelyek jól néznek ki számukra, de senki sem áll a föld felől nézve' - mondja Flynn Zaiger , A kreatív digitális marketing ügynökség vezérigazgatója Online optimizmus . Ehelyett Zaiger azt javasolja, hogy emelje fel a számítógépet úgy, hogy kissé a szem szintje felett legyen, hogy mások könnyebben láthassák Önt és mindig a legjobban néz ki .
Tegye: Kapcsolja ki az értesítéseket.
Shutterstock / Alexey Boldin
kétfejű kígyó szimbolika
Az eszközödre érkező értesítések nem csak az Ön figyelmét vonják magukra, hanem a videohívás mindenkit.
'Nem kell értesítenie minden hír címsort vagy újonnan feltöltött videót abban a pillanatban, amikor történnek, főleg nem a kijelölt munkablokkok során' - mondja Watts, aki megjegyzi, hogy 'minden alkalommal, amikor gyorsan megnézi a közösségi média hírcsatornáit, sok produktív időt veszít. ”
Ne: Várjon az utolsó pillanatig, hogy kidolgozza a műszaki kinket.
Shutterstock / CLS Digital Arts
Ha azt szeretné, hogy az értekezlet zökkenőmentesen menjen, a hívás megkezdése előtt ellenőrizze, hogy tesztelte-e a szoftverét - beleértve a videó és hangbeállításokat is.
'Az értekezlet megkezdése, majd rájön, hogy a hang szaggatott vagy a videó el van zavarva, késéseket okoz' - mondja Reuben Yonatan Vezérigazgatója GetVoIP , aki figyelmeztet arra, hogy ez akár üzletébe is kerülhet, ha az ügyfeleket nem hatékonynak látja. Annak érdekében, hogy minden rendben legyen, Yonatan azt javasolja, hogy először végezzen száraz utat egy barátjával, aki visszajelzést adhat Önnek.
Tegye: Építsen némi állásidőt a hívások között.
Shutterstock / Roman Samborskyi
Még ha back-to-back megbeszéléseket is tart, csupán néhány perc leállás van közöttük, akkor mindegyikben különbséget tehet abban, hogy mennyire eredményes vagy.
'Hívások és konferenciák után néhány percre van szüksége, hogy levonja a nyomon követésről szóló e-maileket vagy szöveges üzeneteket, az értekezlet során jegyzeteket rendezhesse, és mentálisan átváltson sebességet a következő feladatra' - mondja Watts, megjegyezve, hogy a a hívások közötti előkészítési idő növelheti a figyelemelterelés kockázatát.
Ne: Túl gyorsan beszéljen.
Shutterstock / fizkes
Ne hagyja, hogy szokásos mérföldes perces beszéde megnehezítse munkatársaival annak megértését, amellyel megpróbálkozik.
'Ne beszéljen túl gyorsan, hogy azoknak, akik hallgatnak (és néznek), nehézségekbe ütközzenek téged megérteni' - mondja Deborah Sweeney Vezérigazgatója MyCorporation . Ha szünettel kell tempóznia, Sweeney azt javasolja, hogy mosolyogjon a fényképezőgépre, ahelyett, hogy olyan kitöltő szavakat használna, mint „um” vagy „uh”, ami felkészületlennek tűnhet.
Tegye: Figyeljen mások testbeszédére.
Shutterstock / Fókusz és Blur
Ha túl sok ember beszél egyszerre, egy pillanat alatt érthetetlen kakofóniává válhat. Ha el akarja kerülni az átfedéseket, mindenképpen olvassa el az értekezlet résztvevőinek testbeszéd hogy jeleket kapjon, amikor biztonságos a beszélgetés.
'A szokásos jelek, amelyekre figyelni kell, a fej bólintása vagy a száj kinyílása' - mondja Julian Jost , Vezérigazgatója és társalapítója Térbázis .
Ne: Tartsa nyitva a felesleges füleket.
Shutterstock / Barátok
Ha a tudatodra koncentrálni akarsz - és elkerülni az esetleges zavartságot -, győződj meg arról, hogy az összes felesleges lapot bezártad vagy minimalizáltad a találkozó során.
'Nem akarja, hogy elkapják a figyelmét, amikor valaki azt kérdezi:' Megoszthatja a képernyőt és megmutathatja nekünk? '' Mondja Shayne Sherman Vezérigazgatója TechLoris , aki megjegyzi, hogy ha egyszerre túl sok fül van nyitva, az akár a hívás minőségét is befolyásolhatja.
Tegye: Használja a fejhallgatót.
Shutterstock / fizkes
Munkatársai hallgatni akarnak rád - nem a gyerekeid játékának, a kutya ugatásának vagy a kinti mentőnek a hangját.
'A legtöbb laptop mikrofon nagyon rossz, és minden apró zajt felfog.' Julie Bee elnöke BeeSmart Social Media . 'A fülhallgató és a fejhallgató minimálisra csökkenti a háttérzajt, és felveszi a mondandóját.'
Ne: Olvasás.
Shutterstock / Pressmaster
Ha azt szeretné, hogy a találkozó résztvevői továbbra is elkötelezettek maradjanak, próbáljon beszéd elmondása helyett párbeszédet elősegíteni.
'A figyelmünk átfogása manapság még rövidebb, ezért ahelyett, hogy számítógép előtt ülnénk és beszélgetnénk a hívó személyekkel, vegyünk részt beszélgetésekben' - ajánlja Bee, aki szerint ez a szokás az embereket elkötelezettek és figyelmesek is tartják a hívás során. .
Tegye: Használja a némítás és a videó kikapcsoló gombokat.
Shutterstock / Sarach Naetimaetee
Nem szükséges, hogy a mikrofon vagy a fényképezőgép minden ülésen bekapcsoljon, ha erre még nem kérték fel.
- Ha nem beszél, némítsa el magát. Ha sokat kell mozognia, vagy fel kell kelnie és tartson egy kis szünetet a találkozón ... akkor rejtse el a videót és némítsa el magát ”- javasolja Bee.
Ne: Támaszkodjon kizárólag a WiFi-re.
Shutterstock / Olivier Le Moal
dalok számokkal a szövegeikben
Ha biztonsági másolata van arra az esetre, ha a WiFi megszakadna, akkor egyetlen fontos részletet sem fog kihagyni.
'Semmi sem múlja felül a régi iskolák Ethernet-kábelének szilárd hálózati teljesítményét' - mondja Jovan Milenkovic , a társalapítója CommandTech . Noha sok laptopnak már nincs Ethernet portja, Milenovic megjegyzi, hogy a CAT5 és USB adapterek olcsók és könnyen elérhetők a csatlakozás lehetővé tételéhez.
Tegye: Állítsa be az automatikus felvételt.
Shutterstock / Olivier Le Moal
Ahelyett, hogy eszeveszetten próbálna jegyzeteket készíteni a találkozó alatt, állítson be automatikus felvételt, hogy szó szerint naplózhassa mindazt, ami utána történt.
'A Zoom lehetővé teszi a hívások automatikus rögzítését, és ez felbecsülhetetlen lehet az ügyfél vagy a csapat visszajelzéseinek rögzítéséhez egy projekttel kapcsolatban' - mondja. Dusti Arab , üzleti stratéga A Reinvention Co. .
Ne: Hagyja futni a többi internetet támogató eszközt.
Shutterstock / David Herraez Calzada
Ha a találkozó megkezdése előtt kikapcsolja az otthoni környezetben lévő egyéb internet-eszközöket, akkor korlátozhatja a kapcsolat késéseit és a videokonferencia-hívások zavartalan lebonyolítását.
'Még a legjobb internetes csomag sem garantálja, hogy otthoni internete hosszú üzleti megbeszéléseket tud tartani a videokonferencia révén' - mondja Milenkovic, aki azt javasolja a szobatársaknak és a családtagoknak, hogy tartsák a játékot és a letöltést az értekezlet idejére, amikor csak lehetséges.
Tegye: Használja a csevegés funkciót.
Shutterstock / Rawpixel.com
Van egy egyszerű megoldás, ha el akarja kerülni, hogy mindenki egymással beszéljen, amikor kérdés és válasz ideje van az értekezlet végén.
'Használja a csevegés funkciót annak megállapításához, hogy először kérdése vagy állítása van, ahelyett, hogy csak kibontaná' - javasolja Matthew Ross , társalapítója és COO-ja A Szunnyadó udvar .
Ne: Viseld az izzadságodat.
Shutterstock / fizkes
Ugyanolyan tisztelettel bánjon virtuális munkatársaival, mint aki személyesen bánna velük, és ügyeljen arra, hogy a találkozó részét megnézze.
'Próbáljon elkerülni mindent, ami túl fényes, és mindent, ami túl sok mintával rendelkezik' - javasolja Kyle Turk , A marketing alelnöke Keynote Search . Török hozzáteszi, hogy még akkor is, ha úgy gondolja, hogy munkatársai csak válltól fogva látják, a munkának megfelelő alsóruházat mindig jó ötlet arra az esetre, ha fel kell állnia vagy meg kell mozdulnia.
Tegye: Legyen tartalék terve.
Shutterstock / Majom üzleti képek
Legyen kéznél az értekezlethez szükséges összes bejelentkezési információ, és nem fog lemaradni, ha a kapcsolat elmarad.
'Győződjön meg arról, hogy van telefonszáma vagy biztonsági terve, hátha nem a tervezett módon csatlakozik az internethez' - javasolja Paige Arnof-Fenn , a globális stratégiai marketing cég alapítója és vezérigazgatója Mavens & Moguls .
Ne: Használja a billentyűzetet.
Shutterstock / Jacob Lund
Ha jegyzetet szeretne készíteni a megbeszélés során, akkor legyen kéznél egy notebook, ahelyett, hogy megérintené a billentyűzetet.
'Akár jegyzeteket készít, akár válaszol az e-mailekre vagy a csapat csevegésére, a gépelés hangja zavaró' - mondja Mark Strassman , Az UCC SVP-je és GM-je LogMeIn . Ha a kézjegyek írása nem tűnik megfelelő alternatívának, Strassman azt javasolja, hogy használja a legtöbb videokonferencia platformon elérhető beépített átírási szolgáltatást.
Tegye: Gyorsbillentyűk engedélyezése.
Shutterstock / Clear
Ahelyett, hogy a mikrofon hozzáférési gombjának megtalálása után kutatna, engedélyezze a gyorsgombokat az értekezlet előtt, hogy bármikor könnyedén be tudjon csengeni.
'A push-to-talk engedélyezése biztosítja, hogy a csoportos hívás környezetében nem Ön okozza a fehér zajt, a visszhangokat és a háttérzajt' - mondja. Keenan Beavis , a Longhouse Media , aki megjegyzi, hogy ez a funkció olyan platformokon érhető el, mint a Zoom, a Skype és a Discord.
Ne: Felejtsd el a kijelentkezést.
Shutterstock / shurkin_son
Mielőtt visszaváltozik a verejtékezésbe, meg akar tenni egy döntő utolsó lépést: befejezni a hívást.
'[Ne] hagyja cserben az őrét, mielőtt kijelentkezik - a mikrofon / hangszóró még mindig él!' figyelmeztet Arnof-Fenn.
