Hat pont-három. Az Adobe technológiai óriás által megrendelt nemrégiben készült tanulmány szerint ennyi órát töltöttek átlagosan az amerikaiak minden nap az e-mailekre válaszolva. Másképp fogalmazva: Egy egészet költ harmadik ébrenléti idejét a postaládájába ragasztva válaszolva azokra az üzenetszálakra, amelyeket őszintén szólva egy ötperces IRL-csevegés során el lehet hasítani. Valamit meg kell adni.
Szerencsére, ha kapsz valamit, sok esetben olyan egyszerű, mint egy gomb megnyomása. Kipróbált és bevált taktikák alkalmazásával semmivé teheti az e-mailben töltött órákat. Gondoljon csak arra: mennyi időt spórolna meg, ha soha többé nem kellene manuálisan letöltenie egy mellékletet? Vagy mi lenne, ha visszahúzhatná az éterből egy sietve elküldött e-mailt, ezzel megspórolva az időt (és a pánikot!), Amelyet egy „sajnálom, nem akartam elküldeni” e-mail megfogalmazásával töltöttek?
Igen, mindez az internetes jujitsu lehetséges. Összegyűjtöttük az alábbi 17 legjobb időtakarékos, életjavító, hatékonyságnövelő e-mail feltörést. Tehát olvass tovább, mert az a sorsdöntő postaláda nulla vár. A 6,3 óra maximális kihasználása érdekében ne hagyja ki 15 hideg, nyitott üzleti e-mail, amely megkülönbözteti Önt .
1 Masszív leiratkozás.
Shutterstock
Jó fogadni, hogy a beérkező levelek olyan zsúfoltak, mint a szenior kollégiumok a döntők során. Jó fogadás az is, hogy ennek a rendetlenségnek a nagy része a kiskereskedők, szervezetek napi és heti e-mailjeinek és más hírleveleknek köszönhető, amelyekre az évek során feliratkozott. Használva Tekerje ki , nyomon követheti az összes listát, amelyen szerepel - és leiratkozhat azokról a listákról, amelyekről már nem szeretne információkat kapni. Valójában, egy Legjobb élet A szerkesztő az Unroll.me használatával képes volt meghatározni egy óriási 135 feliratkozást. Hányan fordulnak meg? És hány nélkül tudna meglenni?
2 Kapcsolja be a billentyűparancsokat.
Shutterstock
Mindannyian ismerjük az alapvető billentyűparancsokat. (Parancs- NAK NEK : mindet kiválaszt. Parancs- C : másolat. Parancs- P : beillesztés. Stb.) De a Gmail felhasználói képesek bekapcsolni a speciális parancsikonokat. Először menjen a beállítások . Kattintson a Tábornok fülre. Körülbelül félúton látni fogja a gyorsbillentyűket opció, alapértelmezés szerint ki van kapcsolva. Kapcsolja be, és hozzáférhet az alábbi egyszerű billentyűleütésekhez:
- C : új üzenet indítása
- Váltás- C : új üzenet indítása új ablakban
- D : új üzenet indítása új lapon
- F : üzenet továbbítása
- #: üzenet törlése
- Váltás- én : üzenet megjelölése olvasottként
- Váltás- U : üzenet megjelölése olvasatlanként
- Parancs- S : üzenet mentése
3 Ezután automatizálja őket.
Shutterstock
Ha nem sikerül megjegyeznie a billentyűparancsok ezen összefoglalóját, Kulcstartó, egy Google Chrome beépülő modul emlékezteti Önt gépelés közben. (Természetesen nem invazív módon.) És ha több módja van a termelékenységi géppé válásnak, tanulja meg a 15 módszer a termelékenység megduplázására a félidő alatt.
4 Használjon hashtageket.
Igen, valóban, a közösségi média aláírás-szervezési eszköze működik az e-maileknél is. Dobjon be egy-két hashtaget az aláírás végén - az e-mail általában kivágott részét, így a címzettek nem fogják látni és nem ítélik meg a „#workhardplayhard” címkét - a könnyű keresés érdekében. Csak írja be a hashtaget a beérkező levelek tetején lévő keresési mezőbe, és minden vele kódolt e-mailt megjelenít.
5 Engedélyezze az 'elküldés' opciót.
Shutterstock
Mindannyian ott voltunk: elkészít egy e-mailt, elküldi az éterbe, és azonnal rájön, Óh ne, az üzenet nem volt kész elküldeni. Kiderült, hogy hasznos késleltetéssel visszahozhatja az üzeneteket a széléről. Például a Gmail-en lépjen be beállítások , azután Tábornok . Megtalálja a visszavonás gomb mint ötödik lehetőség. Kapcsolja be. Választhat egy legördülő menüből, amely 10 másodperces időközönként meghatározza, hogy mennyi idő áll rendelkezésére az üzenet végleges elküldése előtt.
6 Állítsa a funkciót 10 másodpercre.
Shutterstock
Tipp: ha az e-mailt de facto azonnali üzenetküldő szolgáltatásként használja, javasoljuk a visszavonás gomb 10 másodpercig. Így a válaszait nem küldjük el fél perc késéssel. Nem, a 30 másodperc nem hangzik soknak, de fogalmazzunk így: Ha az Ön által választott csevegőszolgáltatás (Slack, GChat, Facebook Messenger - akármi!) Ennyi ideig tartana minden kimenő üzenetet, akkor a kapcsolattartói gyorsan kibillennek.
Vagy csak töltse ki utoljára a 'cím' mezőt.
Shutterstock
Jó szokás örökbe fogadni, emberek. (Lásd az előző két diát.)
8 Használja ezt a jelet.
Shutterstock
'A' szia 'vagy a' hello 'köszöntéssel kezdődő e-mail esetében a zárás, például a' legjobb 'következetes lenne' - mondja Patricia Napier-Fitzpatrick alapítója és elnöke New York-i Etikettiskola . '' A legjobb, bár túlzottan használják, általában az egyik legbiztonságosabb záróelem, mert ártalmatlan és egyetemesen megfelelő. ' Így van: féktelen túlhasználata ellenére a „legjobb” az Az e-mailek aláírásának legjobb egyetlen módja.
9 És ez az e-mail aláírás.
Shutterstock
Legalább útközben el kell hagynia a bosszantó, apró kifejezésekkel („Kérem, bocsásson meg minden elírást.” „1,21 gigawattos processzoromból küldött.” „IPhone-ról küldött - nyomtatás előtt kérjük, vegye figyelembe a környezetet. . ') valami egyszerű, elegáns, egyenesen a pont helyett: „Az útról küldték”. Alapján Ben dattner , egy ügyvezető edző, ellenőrzi ezeket a négyzeteket, miközben felidézi a Kerouac-féle hangulatot is. Kis csoda, hogy ez Az egyetlen e-mail okostelefon aláírás mindenkinek.
10 És ez a hivatalon kívüli üzenet.
Alapján Jane Scudder , a chicagói Loyala Egyetem üzleti iskolájának professzora, amikor irodán kívüli üzenetet tölt be, ezt a formátumot kell betartania:
Köszönöm az emailt. OOO vagyok június 12-től keddtől június 15-ig, péntekig, e-mail hozzáférés nélkül. Ha ez sürgős, kérjük, lépjen kapcsolatba [A PARANCSLÁNCON ALÁ VAGYON SZEMÉLYVEL - vagy ha van, KÁVÉFÉNYES SEGÍTSÉGNEVÉVEL] a [E-mail címük] címen. Ellenkező esetben válaszolok minden üzenetre, amikor visszatérek .
A nitpick-szintű részletekért, például arról, hogy az üzenetet az utolsó napon vagy az első napon zárja-e be, vagy hogy telefonszámot is tartalmaz-e, kérjen tanácsot őszintén szólva is átfogó útmutató az ügyben.
11 Módosítsa a kijelző sűrűségét.
A Gmail felhasználói három különböző megjelenítési sűrűség közül választhatnak postaládájuk számára: kényelmes, kényelmes és kompakt. A megjelenítési sűrűség mást nem befolyásol, mint azt, hogy a beérkező levelek mappájában az egyes üzenetek között mekkora távolság van. Ez alig több, mint a preferencia kérdése, de gondoljon bele egy szakdolgozatra. A kényelmes olyan, mint a kettős vonalú távolság, ahol a kényelmes az egyvonalas távolság, a kompakt pedig a félbetétes távolsággal hasonlít.
12 Ne felejtsen el archiválni.
Shutterstock
Kiküszöbölheti az e-maileket a beérkező levelek mappából anélkül, hogy teljes egészében meg kellene tisztítania őket a kuka mappán keresztül. Az egyes üzenetek „archiválásával” azonnal el lesznek rejtve a beérkező levelek és az összes mappa elől. De szükség esetén a kereső funkcióval még mindig nyomon követheti őket. A Gmailben az archiválás után azonnal archiválhatja az üzeneteket, ha rákattint a kis „x” -re, amely a tárgysor mellett jelenik meg.
13 Kövesse a kétperces szabályt.
Shutterstock
A termelékenységi szakértők minden kategóriájában a kétperces szabály biztos módja az e-mailekkel kapcsolatos stressz leküzdésének. Így működik: Ha két percen belül vagy rövidebb ideig tud válaszolni egy e-mailre, és megfeledkezik róla, azonnal oldja meg azt. Ha nem, akkor dobja félre későbbre.
14 Csatolja az e-mail válaszait.
Ha csökkenteni kívánja a képernyőn ragasztott időtartamát, amelyet elgondolkodtató oda-vissza cserék folytatnak, jelölje meg a napi időket 'e-mail válaszadás' időszakként. (Lehet, hogy reggel egy óra, és délután 90 perc. Lehet, hogy ebéd után három óra. Bármi is működik az Ön számára!) Ezután csak ebbe az időkeretbe válaszoljon az e-mailekre - és soha rajtuk kívül.
15 E-mailjeit 140 karakterben írhatja be.
Igen, csakúgy, mint egy Tweet (vagy legalábbis a 280 forradalmat megelőző tweet). Mint Andrew Bag , a Gab, a szociális hálózat vezérigazgatója, egy Mediumban tanácsolta post , a legjobb, ha az e-maileket a lehető legrövidebb ideig tartják. - Szeretnék segíteni az X probléma megoldásában. Én és Y azt javaslom, hogy csatlakozzunk. Szabadon beszélgethet? Nincs szükség virágos üdvözletre.
esküvői ruhákról álmodik
16 A mellékletek beállítása automatikus letöltésre.
Shutterstock
Ha ez, akkor az (IFTTT) , egy e-mail-optimalizáló alkalmazás, segíthet abban, hogy úgynevezett „nyelvet” állítson be, ami kivág egy csomó közvetítő típusú szlogenet. Például: ha egy bejövő e-mail mellékletet tartalmaz, az IFTTT automatikusan letölti azt a Google Drive-ra.
17 Ne válaszoljon az e-mailekre órák múlva.
Nem titok, hogy az amerikaiak túlterheltek - és amint az az Adobe tanulmányából kiderült, ennek a túlterhelésnek a nagy része a gyakori e-mailekből származik. Ezért az év elején a New York-i tanács tagjai előterjesztettek egy törvényjavaslatot, amely törvénytelenné tenné a vállalatok számára, hogy az alkalmazottaktól az e-maileket munkaidőn kívül ellenőrizzék. (Ezt egy Franciaországban jelenleg hatályos könyvtörvény ihlette, ahol az 50-nél nagyobb létszámú vállalatoknak szigorú irányelveket kell meghatározniuk a munkaidőn kívüli munkára, különben pénzügyi szankciókkal sújtják őket.)
További csodálatos titkokat fedezhet fel a legjobb életed megéléséről, kattints ide regisztráljon INGYENES napi hírlevelünkre!
